Política de tratamiento de datos personales

VERSIÓN 3

VIGENCIA A PARTIR DEL 27 DE JULIO DE 2013

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO- establece las Políticas aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la federación.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE NOMBRE DE LA ENTIDAD: FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO - entidad identificada con NIT. No. 860013488-7, se constituye como una entidad sin ánimo de lucro, con el objeto social de:

a) Afianzar la actividad económica de la empresa privada y de los empresarios en general, así como del comercio en particular como necesidad nacional que propicia el desarrollo y el bien común;

b) Colaborar con el Estado en la formulación y adopción de políticas y medidas que procuren el fomento económico y social, preferiblemente en aquellas que tengan relación con la empresa privada en general, así como del comercio en particular;

c) Velar por la protección equitativa de los intereses del comercio y de los empresarios y por el reconocimiento de sus derechos por parte del Estado y demás sectores económicos;

d) Mantener contacto permanente con las entidades nacionales, extranjeras o multilaterales, públicas o privadas, que se ocupen de asuntos relacionados con el objeto y con los fines de FENALCO y, cuando sea del caso, realizar con ellas campañas, actividades o servicios individuales o conjuntos;

e) Procurar la adopción, adecuada interpretación, aplicación y ejecución de las disposiciones que regulen o reglamenten las actividades económicas, preferencialmente aquéllas que atañen al ejercicio de las actividades de sus miembros y, en general, de los intereses del país, de tal manera que sean debida y justamente tutelados los legítimos intereses de productores, distribuidores y consumidores;

f) Defender los principios democráticos, la libertad de empresa y de competencia y la iniciativa privada como criterios propicios para el progreso ordenado de la Nación y el robustecimiento de la economía, de la cual es parte la actividad mercantil, siempre dentro del marco del bien común. Nuestros comerciantes empresarios al vincularse al gremio reconocen su compromiso y responsabilidad de regir sus actuaciones y decisiones de conformidad con la legislación colombiana, las normas nacionales relacionadas con la libre competencia y principios del gremio sobre ética, transparencia y buenas prácticas, respetando en todo momento la libre participación de las empresas en el mercado, el bienestar de los consumidores y la eficiencia económica;

g) Prestar su concurso para propiciar un ambiente de confianza, seguridad y certidumbre jurídica como condición básica para el desarrollo del país y del comercio;

h) Coordinar con los organismos oficiales y privados pertinentes la formación profesional del talento humano necesario para el funcionamiento de las empresas comerciales, elevando su nivel cultural, técnico y económico y capacitar directamente o en asocio con otras entidades, programas de formación o capacitación;

i) Estimular el estudio y la investigación de todas aquellas ciencias y técnicas cuyo conocimiento perfeccione al comerciante, al empresario y a sus colaboradores, para cumplir más eficientemente su función de distribución;

j) Promover dentro del comercio y el empresariado el espíritu de solidaridad gremial y promover el ejercicio honesto del mismo dentro de altas normas de carácter ético;

k) Fomentar una justa imagen del comerciante, del empresario y de su agremiación, con miras a asegurar el reconocimiento de la debida importancia de la actividad mercantil y el clima más favorable para su desenvolvimiento;

l) Asesorar a los miembros en aquellas cuestiones que tengan relación con su actividad profesional, y suministrarles servicios, así como orientación e información sobre todos aquellos asuntos que le sirvan para desempeñarse mejor. En desarrollo de lo anterior, entre otras, podrá realizar actividades relacionadas con la captura, almacenamiento, procesamiento, administración, validación, transformación y transferencia automática y sistematizada de información, incluyendo la pertinente para efectuar estudios de crédito, de empleo, ubicación geográfica, requerimientos relacionados con finca raíz, captación de carteras morosas, cobranza judicial y extrajudicial, y en general, que versen sobre asuntos de utilidad para el comercio. Así mismo podrá girar, negociar, custodiar, comprar, vender, endosar, aceptar, cobrar, protestar, pagar, y/o avalar y en general realizar toda clase de operaciones con títulos valores o cualesquier otros efectos de comercio; garantizar, respaldar y afianzar obligaciones de terceros, y en general toda clase de transacciones comerciales, excluyendo la actividad aseguradora. Así mismo podría propiciar y realizar por su conducto la prestación de servicios relacionados con la afiliación colectiva de trabajadores independientes al régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Para tales efectos podría construir garantías de pago de los aportes, previa aprobación de la Junta Directiva;

m) Ejercer acciones constitucionales y legales ante los diferentes organismos del Estado y sus entidades territoriales, solicitar de ellos la expedición, modificación o derogatoria de disposiciones, actos o medidas, defender o solicitar la declaratoria de inexequibilidad o de nulidad y, ejercer, cuando se requiera, cualquier medio de control en defensa de los intereses del gremio o de sus afiliados, atendiendo los procedimientos previstos en la ley para el efecto;

n) Estimular la adopción y mantenimiento de una política de justicia social basada en las realidades y necesidades nacionales;

o) Velar porque el comercio cumpla la función social que le es inherente y actuar como su representante cuando las circunstancias así lo exijan;

p) Agrupar en su seno a las personas y entidades que desarrollen actividades comerciales y/o empresariales, con carácter profesional y organizado, así como a organizaciones con objeto o fines similares a los de la Federación, previo el cumplimiento de los requisitos que señalen los Órganos Directivos a nivel Nacional;

q) Promover y organizar congresos, convenciones, asambleas, seminarios, ferias, martillos, remates y demás eventos que persigan el desarrollo y/o el apoyo a la cultura, el crecimiento de la actividad económica y/o la integración y capacitación de los colombianos;

r) Hacer parte de entidades financieras, empresas o instituciones que

coadyuven el cumplimiento de estos Estatutos;

s) Promover la agremiación de nuevos miembros;

t) Orientar, representar, coordinar y defender los intereses del comercio nacional y regional, ante las autoridades, otras entidades gremiales y demás estamentos de la comunidad de carácter oficial, semioficial y particular, con el objeto de buscar una sana conciliación de intereses, con los demás sectores de la actividad ciudadana;

u) Promover la reducción de los costos de transacción en la celebración de contratos, la utilización de mecanismos alternativos para la solución de conflictos e implementar los medios, acorde con la ley, que permitan la adecuada implementación de tales mecanismos desde FENALCO, y crear, cuando fuere el caso, Centros de Conciliación y/o Arbitraje;

v) En general, tomar las determinaciones y adelantar todas las campañas que requieran la conveniencia y prosperidad del comercio y de la actividad empresarial, el desarrollo de la Federación y el bien común.

DIRECCIÓN FÍSICA: Carrera 4 No. 19 - 85 piso 7, Bogotá D.C.

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: www.fenalco.com.co

TELÉFONO: 601 3500600 - 601 7447700

Para efectos de la presente Política, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, se tendrá como FENALCO.

2. OBJETIVO

La presente Política establece y documenta las directrices generales bajo las cuales se realiza el tratamiento y la protección de datos personales al interior de la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre la Federación, como Responsable del Tratamiento, y los Titulares de la información a quienes se les informa en esta Política el tratamiento que se realizará sobre su información, las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

3. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales regula todos los procesos organizacionales de la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS – FENALCO que involucren el tratamiento de datos de carácter personal y será aplicada a todas las Bases de Datos y Datos Personales en ellas contenidas, que sean objeto de Tratamiento por parte de FENALCO, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

4. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados:

a) Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

b) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

c) Dato personal público: Dato que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no estén sometidas a reserva.

d) Dato personal privado: Dato que es relevante solo a su Titular.

e) Dato personal semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar al Titular y a un cierto sector o grupo de personas.

f) Dato personal sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

g) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

i) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

j) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular de la Información, mediante la cual se informa acerca de la existencia de la presente Política para el manejo y tratamiento de datos personales, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento, que se presente dar a los datos personales. El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de que no se tenga la capacidad de poner a disposición del público esta Política.

k) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

l) Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

m) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

n) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

o) Transferencia: Cuando el Responsable del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía información personal a un tercero receptor, ubicados dentro o fuera del país, y que a su vez es Responsable del Tratamiento de dicha información.

p) Transmisión: Cuando el Responsable del Tratamiento, ubicado dentro o fuera de Colombia, comparte información personal para su tratamiento por parte del Encargado del Tratamiento, ubicado dentro o fuera del país.

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

a) Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

6. DEBERES DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO caso de que la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO - actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Por su parte, en caso de que la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS FENALCO - actúe como Encargado del Tratamiento, cumplirá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de Datos Personales gozarán de los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FENALCO

Responsable del Tratamiento, o frente a los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a FENALCO salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

c) Ser informado por FENALCO como Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, FENALCO como Responsable del Tratamiento, ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7.1. MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de Datos Personales podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO- a través de comunicación escrita enviada al correo electrónico servicioalcliente@fenalco.com.co. Igualmente, el titular podrá hacer ejercicio de sus derechos ingresando en la página web de la entidad www.fenalco.com.co en la opción “Contáctenos”.

7.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

7.2.1. Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, quien se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta una vez recibida por la Federación, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2.2 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de la Federación debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO- el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO- reciba un reclamo del cual no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, lo cual será informado al Titular.

2. Una vez recibido el reclamo completo, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO- incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La Federación conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2.3 Petición de actualización y/o rectificación

La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la entidad, solicitando la actualización y rectificación del dato y, a su vez, aportando la documentación que soporte tal petición.

7.2.4 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o Autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual. Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

d) FENALCO no tenga una obligación legal vigente que le impida realizar la supresión o eliminación del dato.

La supresión implica la eliminación del dato personal, bien sea de manera total o parcial, de acuerdo con lo solicitado por el titular, de la(s) base(s) de datos cuyo tratamiento es realizado por la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO- y/o por sus Encargados del Tratamiento.

El derecho de supresión o eliminación no es absoluto y por lo tanto la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO- podrá negar la revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

a) El titular tenga un deber legal o contractual con FENALCO que le obligue de permanecer en la(s) base(s) de datos.

b) La eliminación del/los dato(s) obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

d) FENALCO tenga la obligación legal de mantener la información dentro de su(s) base(s) de dato(s), caso en el cual únicamente almacenará la información para dar cumplimiento a dicha obligación.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, se realizará contando con un consentimiento libre, previo, expreso e informado de su Titular.

8.1. Medio para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, internet, sitios web, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic, selección de check box, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

8.2. Prueba de la autorización

La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO- utilizará los mecanismos con lo que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos.

8.3. Eventos en los cuales no es necesaria autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de emergencia y/o urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En todo caso, el tratamiento de los datos personales que no requieran de una autorización previa se realizará en cumplimiento de todas las disposiciones contenidas en la presente ley.

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

FENALCO realiza el tratamiento de la información personal con el principal objetivo de cumplir con sus funciones, actuando siempre de acuerdo con las finalidades previstas en la legislación nacional vigente en materia de tratamiento y protección de datos personales, en la presente Política, así como en las autorizaciones otorgadas por los titulares de la información.

Para dar cumplimiento a dichas finalidades, FENALCO puede recolectar, usar, compartir, almacenar, y en general realizar el tratamiento de la información personales de sus funcionarios y exfuncionarios, contratistas, proveedores, aliados, clientes, miembros, afiliados, vinculados, accionistas, visitantes, funcionarios públicos y terceros en general, siendo esta la relacionada con, entre otros:

a) Datos de identificación

b) Datos de contacto

c) Datos sensibles

d) Datos laborales y educativos

e) Datos financieros y crediticios

9.1 Tratamiento de datos públicos

Es posible que FENALCO realice el Tratamiento de datos personales de naturaleza pública sin contar con la autorización previa del Titular, recopilándolos de registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas.

Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

9.2 Tratamiento de datos personales de candidatos en procesos de selección

A través de los diferentes canales establecidos por FENALCO, la Federación recibe, directamente de su titular, datos personales de quienes se encuentran interesados en ser parte de su equipo de profesionales, los cuales con tratados conforme a la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, y solo serán revelados al titular de la información, a terceros cuando se cuente con la expresa autorización del Titular para el efecto o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los candidatos o los convocados a un proceso de selección en FENALCO serán:

a) Llevar a cabo procesos de selección acordes con el perfil profesional requerido.

b) Verificar los datos de estudios, experiencia laboral, referencias laborales y personales relacionados en las hojas de vida, mediante fuentes públicas y/o privadas.

c) Realizar pruebas técnicas, psicotécnicas, estudios de seguridad y/o exámenes médicos que se consideren pertinentes para tener total conocimiento del candidato.

d) Contactarse telefónicamente, o por cualquier medio físico o digital para informar lo relacionado con el curso del proceso de selección al que el candidato se encuentre vinculado, así como para incorporarlo en futuros procesos en los que el perfil presentado aplique.

e) Almacenarlos con fines históricos y/o estadísticos.

f) Atender las peticiones, quejas y/o reclamos, así como requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.

Esta información será almacenada de forma física y digital en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de FENALCO, y su tratamiento se realizará (i) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o (ii) Por el tiempo que se encuentren vigentes obligaciones legales en cabeza de FENALCO.

9.3 Tratamiento de datos personales de empleados activos y retirados

FENALCO recolecta los datos personales de sus trabajadores los cuales son calificados como reservados, y solo serán revelados al titular de la información, a terceros contando con la expresa autorización del titular para el efecto o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de FENALCO serán:

a) Corroborar la información suministrada por el trabajador durante el proceso de contratación, así como durante la relación laboral.

b) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.

c) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Federación.

d) Gestionar actividades y estrategias que resulten beneficiosas para los funcionarios.

e) Fines históricos y de oponibilidad.

f) Cumplir con las obligaciones impuestas a FENALCO como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

g) Gestionar las funciones desarrolladas por sus trabajadores .

h) Realizar procesos de capacitación.

i) Desarrollar y aplicar los procesos disciplinarios en el momento en que se requiera.

j) Contactarlos por cualquier medio físico o digital para enviar comunicaciones con información considerada de su interés, para fines exclusivamente laborales, así como en casos de emergencia.

k) Consultar memorandos o llamados de atención.

l) Atender peticiones, quejas y reclamos.

m) Evaluar su desempeño laboral

n) Dar cumplimiento a las obligaciones legales que se encuentran en cabeza de FENALCO en materia laboral, contable y de archivo de información.

FENALCO trata datos sensibles de sus trabajadores como su imagen, datos biométricos, y datos relacionados con su estado de salud, con la única finalidad de proporcionar un ambiente seguro de trabajo. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la expresa autorización de los trabajadores, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento, la finalidad del mismo y el carácter facultativo que tiene su entrega. La Federación cuenta con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por FENALCO, para los fines antes mencionados.

Así mismo, FENALCO realiza el tratamiento de los familiares de sus colaboradores, incluyendo menores de edad, el cual se encuentra expresamente autorizado por el colaborador como su representante, siendo estos utilizados únicamente para las finalidades previamente mencionadas, particularmente lo correspondiente al cumplimiento de obligaciones relacionadas con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Esta información será almacenada de forma física y digital en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de FENALCO, y su tratamiento se realizará (i) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o (ii) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación contractual; y/o (iii) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales en materia, contable, tributario. de archivo de información (entre otros) en cabeza de FENALCO.

Terminada la relación laboral, FENALCO procederá a almacenar todos los datos personales de sus trabajadores que haya obtenido y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a ochenta (80) años contados a partir de su recolección de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación respecto al almacenamiento de historias laborales.

9.4. Tratamiento de datos personales de proveedores y contratistas

FENALCO recolecta los datos personales de sus Proveedores y Contratistas, y los almacena en una base de datos la cual es calificada como reservada, y solo son revelados por la Federación a solicitud de su titular, a terceros contando con la expresa autorización del titular para el efecto o cuando una Autoridad Competente los solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los proveedores y contratistas de FENALCO serán:

a) Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

b) Verificar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial con el proveedor o contratista

c) Verificar y analizar la información suministrada por el proveedor o contratista durante su proceso de contratación, ante las centrales de riesgo, fuentes privadas y fuentes públicas, y demás listas que se consideren pertinentes con el fin de comprobar su experiencia y cumplimiento de obligaciones pecuniarias y contractuales

d) Cumplir con el objeto del contrato celebrado.

e) Verificar casos en que se de incumplimiento de las obligaciones contractuales por

alguna de las partes.

f) Realizar el registro y vinculación de los proveedores y contratistas dentro de los

sistemas de FENALCO.

g) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas

precontractual, contractual y pos contractual.

h) Control de la ejecución del servicio contratado.

i) Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones

j) Conservarlos para fines control, históricos y/o estadísticos

k) Dar cumplimiento a las obligaciones legales que recaen en cabeza de FENALCO,

particularmente respecto a la legislación contable, tributario y de archivo de

información.

l) Gestionar el pago de facturas y cuentas de cobro presentadas a FENALCO

m) Compartirlos con terceros contratados para ejecutar todas o algunas de las

actividades relacionadas en los literales anteriores

n) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas

por los propios proveedores.

En caso de que los de proveedores y contratistas correspondan a personas jurídicas, no obstante estos no son considerados como datos personales bajo la legislación nacional, serán tratados por FENALCO bajo todas las medidas de seguridad y confidencialidad.

Esta información será almacenada de forma física y digital en la(s) base(s) de datos

generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de FENALCO, y su tratamiento se realizará

(i) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su

recolección; y/o

(ii) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación contractual; y/o

(iii) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales en materia, contable, tributario. de archivo de información (entre otros) en cabeza de

FENALCO.

9.5 Tratamiento de datos personales Miembros Junta Directiva Nacional FENALCO recolecta los datos personales de sus miembros de Junta Directiva Nacional y los almacena en una base de datos la cual es calificada como reservada, y solo serán revelados a su titular, a terceros contando con la expresa autorización del titular para el efecto o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Miembros de Junta Directiva Nacional de FENALCO serán:

a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Miembro de la Junta Directiva Nacional.

b) Contactarse y enviar información considerada de interés del Miembro de la Junta Directiva Nacional, relacionada directamente con el gremio y/o con sus

afiliados/vinculados, con las actividades y eventos programados por FENALCO, a

los cuales se le invita directamente, telefónicamente, vía mensajes de texto (SMS)

correo electrónico o mediante aplicaciones de mensajería instantánea.

c) Gestionar la información de los Miembros de Junta Nacional realizando campañas

de actualización de datos.

d) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con FENALCO.

e) Dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos presentados por los Miembros de

Junta Nacional.

f) Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.

g) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas

por los Miembros de la Junta Directiva Nacional y las exigidas por la ley.

Esta información será almacenada de forma física y digital en la(s) base(s) de datos

generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de FENALCO, y su tratamiento se realizará

(i) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a

su recolección; y/o

(ii) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación entre el titular y FENALCO; y/o

(iii) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales en cabeza de

FENALCO que dieron origen a la recopilación, almacenamiento y tratamiento de

estos datos personales.

Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

9.6 Tratamiento de datos personales Afiliados / Vinculados / Miembros FENALCO recolecta los datos de sus Afiliados / Vinculados / Miembros, así como los datos personales de los funcionarios y representantes de sus Afiliados / Vinculados /

Miembros y los almacena en una base de datos la cual es calificada como reservada, y solo serán revelados a su titular, a terceros contando con la expresa autorización del

titular para el efecto o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Afiliados / Vinculados / Miembros a FENALCO, así como los de titularidad de los funcionarios y

representantes de los Afiliados / Vinculados / Miembros de FENALCO serán:

(i) Dar cumplimiento a las actividades propias de su gestión gremial;

(ii) Efectuar todas las actividades y trámites pertinentes relacionados con la afiliación / vinculación / membresía al gremio, a las seccionales y/o al

Comité que corresponde al sector económico al que pertenece el afiliado / vinculado / miembro;

(iii) Obtener, consultar, reportar o incluir el nombre y documento de identidad, el nombre o razón social y el NIT de la sociedad afiliada / vinculada y las denominaciones e identificaciones de los establecimientos de comercio, en fuentes autorizadas de información y referencias, o entidades administradoras de bases de datos o centrales riesgo, con relación al comportamiento comercial y crediticio, hábitos de pago, cumplimiento o incumplimiento de obligaciones mercantiles, y en general para consultar en cualquier momento el endeudamiento económico;

(iv) Contactar directamente, o a través de terceros, vía correo electrónico, correo postal, mensaje de texto (SMS), telefónicamente o vía aplicaciones de mensajería instantánea, para:

a) Informar sobre las actividades de FENALCO dentro de su gestión gremial;

b) Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios de FENALCO, de las seccionales y de sus capítulos a nivel nacional, o de las empresas aliadas de FENALCO;

c) Enviar invitaciones a eventos, actividades y planes de formación considerados de interés de los afiliados / vinculados / miembros;

d) Llevar a cabo campañas de actualización de datos y encuestas dirigidas a conocer a los afiliados / vinculados / miembros

e) Realizar estudios internos dirigidos a beneficiar a los afiliados / vinculados / miembros de FENALCO

f) Informar e invitarlos a participar en promociones, concursos, campañas, entre otros.

(v) Incluir a los afiliados / vinculados / miembros, así como a sus funcionarios, en grupos de WhatsApp o cualquier otra aplicación de mensajería instantánea con el fin de generar un contacto con la dirección del sector al que pertenece o con el funcionario que designe la Presidencia para tal efecto.

(vi) Registrar los datos personales dentro de la(s) base(s) de datos que permitirán a los afiliados / vinculados / miembros, así como a sus funcionarios, a acceder a beneficios por medio de la plataforma FENALCONECTA.

(vii) Atender peticiones quejas o reclamos, así como requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.

(viii) Soportar procesos de auditoría interna o externa.

(ix) Eliminar la información recopilada una vez las finalidades mencionadas se cumplan o transcurra el término interno, legal o contractual requerido.

(x) Compartir la información con terceros proveedores o contratistas que realicen o ejecuten las actividades mencionadas en los numerales y literales anteriores por cuenta de FENALCO.

(xi) Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentación se refiere.

(i) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o

(ii) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación entre el/los titulares de la información y FENALCO; y/o

(iii) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales en cabeza de FENALCO que dieron origen a la recopilación, almacenamiento y tratamiento de estos datos personales,; entre otros, en materia contable, tributaria, comercial y/o de archivo de información.

9.7 Tratamiento de datos personales de Clientes FENALCO dentro de su sistema de Gestión cuenta con la información de quienes adquieren los servicios ofrecidos por FENALCO, de quienes son miembros de los programas de FENALCO, de quienes se inscriben y/o asisten a las actividades o eventos generados por FENALCO, y de terceros en general que manifiestan su interés en algunos de los servicios del gremio, la cual es calificada como reservada, y solo será revelada a su titular, a terceros contando con la expresa autorización del titular para el efecto o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de FENALCO serán:

(i) Dar cumplimiento a las actividades propias de la gestión gremial;

(ii) Contactar directamente, o a través de terceros, vía correo electrónico, correo postal, mensaje de texto (SMS), telefónicamente o vía aplicaciones de mensajería instantánea, para:

a) Realizar actividades de fidelización de clientes

b) Informar sobre las actividades de FENALCO dentro de su gestión gremial;

c) Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios de FENALCO, de las seccionales, capítulos y oficinas a nivel nacional, o de las empresas aliadas de FENALCO;

d) Enviar invitaciones a eventos, actividades y planes de formación considerados de interés de sus clientes;

e) Llevar a cabo campañas de actualización de datos y encuestas dirigidas a conocer a sus clientes;

f) Informar e invitar a promociones o concursos

(iii) Atender peticiones quejas o reclamos, así como requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones

(iv) Compartir la información con terceros proveedores o contratistas que realicen o ejecuten las actividades mencionadas en los numerales y literales anteriores por cuenta de FENALCO.

(v) Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentación se refiere.

Para los casos en los que FENALCO recolecta los datos personales de los clientes que asisten a las reuniones, capacitaciones y demás eventos desarrollados por la Federación, FENALCO hace uso de formularios digitales o formatos físicos mediante los cuales genera un registro y control de los asistentes, solicita la autorización para el tratamiento de sus datos y cuenta con evidencia y soporte de la misma, de acuerdo con lo establecido por la legislación nacional vigente en materia de tratamiento y protección de datos personales.

Esta información será almacenada de forma física y digital en la(s) base(s) de datos

generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de FENALCO, y su tratamiento se realizará:

(i) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o

(ii) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación entre el/los titulares de la información y FENALCO; y/o

(iii) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales en cabeza de

FENALCO que dieron origen a la recopilación, almacenamiento y tratamiento de

estos datos personales, entre otros, en materia contable, tributaria, comercial y/o de archivo de información.

9.8 Tratamiento de datos personales usuarios página web www.fenalco.com.co

FENALCO recolecta mediante los canales de contacto dispuestos en su página web

www.fenalco.com.co datos personales de quienes se encuentran interesados en

establecer un contacto con la Federación. Estos canales se encuentran compuestos de un formulario de registro y recopilación de datos personales, así como de un texto de autorización mediante el cual los titulares de la información entregan a FENALCO su consentimiento para que sus datos personales sean tratados.

Estos datos serán revelados al titular de la información, a terceros contando con la expresa autorización del titular para el efecto, o cuando una Autoridad Competente los solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos estos datos personales son:

a. Dar trámite a la petición, queja o reclamo incluido en el mensaje del formulario de contacto web;

b. Enviar información de FENALCO, de las seccionales, capítulos u oficinas de

FENALCO a nivel nacional, de empresas aliadas de la Federación, o la que sea

considerada de su interés, con fines comerciales y de mercadeo, vía correo

electrónico, mensajes de texto (SMS), herramientas de mensajería instantánea o

telefónicamente al teléfono de contacto suministrado.

c. Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.

d. Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con

obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentos se

refiere.

e. Realizar encuestas de conocimiento y satisfacción del servicio prestado.

Esta información será almacenada de forma digital en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de FENALCO, y su tratamiento se realizará:

(i) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o

(ii) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación entre el/los titulares de la

información y FENALCO; y/o

(iii) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales en cabeza de

FENALCO que dieron origen a la recopilación, almacenamiento y tratamiento de

estos datos personales, entre otros, en materia contable, tributaria, comercial y/o de archivo de información.

9.9 Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia FENALCO recolecta las imágenes de quienes ingresan a sus instalaciones mediante sus

Cámaras de Vigilancia, almacenándolas en una base de datos calificada por la Federación como reservada, y que solo serán reveladas por FENALCO cuando esto sea solicitado por una Autoridad Competente.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales capturados por las Cámaras de Vigilancia de FENALCO serán:

a) Mejorar la seguridad de sus instalaciones.

b) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.

c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la Federación.

d) Controlar el ingreso, permanencia y salida de quienes ingresan a las instalaciones de FENALCO, monitoreando sus actividades.

e) Tenerlos como insumos probatorios durante investigaciones administrativas o

penales.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a FENALCO como

administrador de datos personales, se cuenta con Avisos de Videovigilancia / Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por parte de FENALCO por un período superior a sesenta (60) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. Se exceptuará de esta regla general las imágenes que sean tomadas como material probatorio durante el desarrollo de una investigación interna o externa, de cualquier naturaleza.

9.10 Tratamiento de datos personales de Control Ingreso FENALCO recolecta los datos personales de los visitantes y contratistas que ingresan a sus instalaciones y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Federación como reservada, y solo será revelada cuando ésta sea solicitada por el Titular de la información, cuando se cuente con la expresa autorización del titular para ello o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de FENALCO serán:

a) Registrar el ingreso a las instalaciones de FENALCO almacenándolos en la base de datos generada para el efecto.

b) Controlar y asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito, así como restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.

c) Contactarse con la persona indicada como contacto de emergencia en caso de presentarse un evento que así lo requiera.

d) Mantenerlos para fines de control, históricos y/o estadísticos

e) Atender peticiones, quejas y reclamos

f) Compartirla con terceros proveedores, encargados de realizar o gestionar cualquiera de las actividades mencionadas en los literales anteriores.

Esta información será almacenada de forma física y digital en la(s) base(s) de datos

generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de FENALCO, y su tratamiento se realizará

(i) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o

(ii) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales en materia, contable, tributario. de archivo de información (entre otros) en cabeza de

FENALCO.

9.11 Tratamiento de datos personales en las actividades de atención al cliente

Para el proceso de Servicio al Cliente y Atención de peticiones, quejas y reclamos

FENALCO recolecta y almacena la información personal suministrada por sus usuarios, clientes, afiliados / vinculados / miembros y terceros en general, siendo tratada conforme a la presente política, dentro del marco contextual de ley 1581 de 2012 y de la ley 1755 de 2015 (regulatoria del derecho fundamental de petición) y sus normas reglamentarias, así como bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información, siendo estas, entre otras, las siguientes:

a) Dar trámite a la petición, queja o reclamo

b) Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones

c) Generar reportes semestrales en atención a las obligaciones legales que los regulan

d) Conservarla para fines estadísticos, históricos o de control

Esta información es almacenada en la(s) base(s) de datos de FENALCO, las cuales se encuentran dentro de su inventario de bases de datos, para los fines que su recopilación requiere, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan.

9.12 Tratamiento de datos sensibles FENALCO, en el normal desarrollo de sus operaciones, no realiza el Tratamiento de datos sensibles; sin embargo, en caso de ser imperativo hacerlo (como lo es el tratamiento de incapacidades médicas de sus funcionarios), contará con las autorizaciones correspondientes, previo a haber informado al Titular: i) Que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles. ii) Que es facultativo responder a preguntas que versen sobre datos sensibles. iii) Los datos sensibles objeto de tratamiento. iv) El tratamiento y las finalidades del mismo.

Como caso excepcional, en virtud de los protocolos de bioseguridad establecidos por FENALCO en cumplimiento de las normas que llegaren a establecer medidas obligatorias referentes al COVID – 19 u otros virus o enfermedades que lleguen a afectar a la ciudadanía, se realizará el tratamiento de datos relativos a la salud de sus funcionarios, visitantes, proveedores y terceros en general que ingresen a sus instalaciones y/o a sus eventos, para lo cual será solicitada su autorización de forma previa a la recopilación de los datos por medio de los formatos o planillas de ingreso implementadas; y será informado lo relacionado con su tratamiento por medio de un aviso de privacidad publicado en un sitio visible para los titulares de la información.

Esta información será almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) por FENALCO para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y/o la obligación legal de mantener su almacenamiento se mantenga.

9.13 Tratamiento de imágenes fotográficas o de video FENALCO como parte de sus actividades de bienestar, mercadeo, formación y durante sus actividades y eventos en general, realiza la toma de fotografías y/o de videos de sus funcionarios, clientes, aliados, Afiliados / Vinculados / miembros y de sus funcionarios.

Estas imágenes son recopiladas previa autorización expresa del titular de la información, o del representante legal en caso que el titular sea menor de edad, con el fin de contar con un control de las actividades realizadas, así como para utilizarla en publicaciones propias de FENALCO, ya sea en medios corporativos internos, redes sociales, medios de comunicación, o cualquier otro medio conocido o por conocerse con fines informativos, publicitarios e institucionales.

Estas imágenes serán almacenadas en la(s) base(s) de datos generada(s) por FENALCO para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y/o las obligaciones relacionadas con el control de actividades efectuadas se mantenga.

9.14 Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes FENALCO normalmente no realiza la captura o el tratamiento de datos personales de menores de edad. Sin embargo, en caso de llegar a hacerlo y en cumplimiento con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, dispondrá de todas las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.

De esta forma, en caso que se deba obtener información que verse sobre niños o niñas menores de edad, su suministro por parte del representante legal o acudiente de dicho menor de edad será facultativo

FENALCO se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en su concepto puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

Esta información será almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan.

9.15 Tratamiento por parte de Encargados del Tratamiento FENALCO en ejercicio de su objeto social y con el fin de ejecutar y/o dar cumplimiento a las finalidades para las cuales recopila datos personales (mencionadas a lo largo del presente capítulo), puede apoyarse en terceros que colaboran con el desarrollo de sus actividades, y en esa medida los instruirá para que la recolección y tratamiento de la información personal, cualquiera que esta sea, esté siempre precedida de todas las autorizaciones pertinentes y cuente con todas las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias de acuerdo con su naturaleza.

FENALCO suscribirá con estos Encargados del Tratamiento un contrato de prestación de servicios y/o una orden de compra / orden de servicio, los cuales contarán en todo momento con los elementos de un contrato de transmisión de información personal; así mismo, FENALCO validará que estos Encargados del Tratamiento se encuentren cumpliendo con la legislación nacional vigente en materia de protección y tratamiento de datos personales, así como las obligaciones que le sean impuestas por parte de

FENALCO dirigidas a velar por la confidencialidad, seguridad y disponibilidad de la información personal a la que lleguen a tener acceso estos terceros / proveedores / contratistas / Encargados del Tratamiento de información personal.

10 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS

PERSONALES

En el evento en que la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOSFENALCO- realice la Transferencia o Transmisión internacional de Datos Personales,

además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, se

asegurará de suscribir un contrato o acuerdo con el Responsable o Encargado del Tratamiento que se encuentre fuera del territorio nacional, y que el país al que sean transferidos o transmitidos los datos, proporcione los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con la lista de países considerados como puertos seguros establecida por la Superintendencia de Industria y Comercio en su Circular Única .

11 MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO- se reserva el derecho de modificar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento.

Sin embargo toda modificación será comunicada de forma oportuna a los Titulares de los Datos Personales a través de los medios habituales de contacto, particularmente su página web, con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En el evento que un Titular no se encuentre de acuerdo con las nuevas Políticas y no quiera que continúe vigente la autorización otorgada previamente para el tratamiento de sus datos personales, el Titular podrá solicitar a FENALCO el retiro de su información a través de los canales indicados en la presente política, lo cual se surtirá en caso de que no se presente algún evento que no lo permita.

Primera modificación: 30 Noviembre de 2018
Segunda modificación: 16 de diciembre de 2021

12. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del 27 de julio de 2013.